Знакомый предприниматель поделился проблемой, от которой не может избавится. Вот что он рассказал: «У нас небольшая фирма. Среди сотрудников много студентов. Они постоянно используют офисный принтер и копировальный аппарат в личных целях — печатают свои студенческие работы, рефераты, копируют лекции. Приходится очень часто покупать картридж для принтера. Да и про амортизацию техники не стоит забывать. Что сделать, чтобы сотрудники не использовали принтер и копир в личных целях?»
Мы погуглили и собрали 10 советов, что делать, чтобы решить проблему использования принтера и копировального аппарата в личных целях.
1. Установите правила использования офисной техники:
Утвердите и распространите среди сотрудников правила использования офисной техники. Укажите, что они предназначены исключительно для деловых задач, и запрещено использовать их в личных целях.
2. Проведите информационные мероприятия:
Организуйте собрание или отправьте уведомление о важности сохранения ресурсов компании и правилах использования общего оборудования.
3. Введение квот на печать:
Ограничьте количество страниц, которые каждый сотрудник может напечатать в месяц. Если квота будет превышена, предложите им использовать другие ресурсы, такие как интернетные кафе или услуги копировальных центров.
4. Мониторинг использования:
Установите систему мониторинга использования принтера и копировального аппарата. Это позволит вам следить за активностью и в случае необходимости принимать меры.
5. Обучение и напоминания:
Обучите сотрудников правильному использованию оборудования и периодически напоминайте им о соблюдении правил.
6. Разговор с нарушителями:
Проводите индивидуальные беседы с сотрудниками, которые часто нарушают правила. Объясните им важность соблюдения корпоративных норм.
7. Использование паролей доступа:
Если это возможно, установите пароль на принтер или копировальный аппарат. Дайте доступ только тем, кто действительно должен использовать оборудование для бизнес-целей.
8. Мониторинг расходных материалов:
Ведите учет расходных материалов, таких как бумага и картриджи. Если кто-то систематически превышает норму, обратитесь к нему с просьбой объяснить причины.
9. Внедрение системы оплаты:
Введение символической платы за использование офисной техники может снизить нежелательные запросы. Это также может служить дополнительным мотиватором для сотрудников использовать ресурсы бережно.
10. Обратная связь от коллег:
Поощряйте сотрудников сообщать о нарушениях со стороны коллег, что может помочь выявить случаи использования офисной техники в личных целях.
Применение комбинации этих мер может помочь в управлении использованием офисной техники и уменьшении излишних расходов.